PRO.

個人情報の取扱いについて

公表事項

  1. 個人情報の利用目的の公表に関する事項
  2. 個人情報の第三者提供に関する事項
  3. 保有個人データの「開示等の請求」に応じる手続きに関する事項
  4. 保有個人データの安全管理のために講じた措置に関する事項
  5. 情報提供の任意性について

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

当社は、個人情報の利用目的を、個人情報保護マネジメントシステム―JIS Q 15001:2023」に基づき、次の通り公表します。なお、受託業務で扱う個人情報は、開示対象個人情報ではありません。

個人情報の類型 利用目的
受託業務にて取得する個人情報 商品・サービスの提供や保守・運用でのメンテナンスのため
業務委託先の個人情報 作業内容の連絡、確認および受発注のため
各種お問い合わせ情報 各種お問い合わせ対応のため、当社からの情報提供のため
取引先情報 業務上の連絡のため
採用応募者情報 採用選考管理および採用に関する連絡のため
社員情報（退職者含む） 従業員の雇用管理のため
その他 本人に通知し、同意いただいた目的のため

2.個人情報の第三者提供に関する事項

当社は、取得した個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

  • ①法令に基づく場合
  • ②人の生命、身体または財産保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • ④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3.保有個人データの「開示等の請求」に応じる手続きに関する事項

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

  1. 「開示等の請求」の申請方法

    「開示等の請求」にあたっては、

    • （ 3 ）項に定める「個人情報開示等依頼書」（当社指定の様式に所定の事項をすべて記載のこと）
    • （ 3 ）項に定める「本人、代理人確認のための書類」を（ 2 ）の申請先に郵送、FAX、電子メールしていただくか、ご持参ください。
  2. 「開示等の請求」の申請先

    開示等の請求の申請については、下記申請窓口にお願いいたします。

    申請先と「個人情報開示等依頼書」の請求先および苦情相談窓口

    〒231-0023
    神奈川県横浜市中区山下町123-1
    横浜クリードビル6F
    株式会社ピー・アール・オー　個人情報の取扱いに関するお問い合わせ窓口
    経営管理本部　本部長　板倉　健（個人情報保護管理者）
    電話番号：045-227-5611　FAX：045-227-5613（受付時間：9：00～18：00※）
    e-mail:pms-reference@pro-japan.co.jp

    ※土・日曜日、祝祭日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は、翌営業日以降の対応とさせていただきます。

    認定個人情報保護団体について

    当社は、個人情報に関する法律に基づく認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業者になっています。
    同協会では、対象事業者における個人情報の取扱いに関する、苦情解決を受け付けています。

    苦情解決の申出先

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会（略称：JIPDEC）
    認定個人情報保護団体事務局
    〒106-0032
    東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
    電話番号：03-5860-7565 / 0120-700-779

  3. 「開示等の請求」の際に提出いただく書面
    • 「個人情報開示等依頼書」は、上記請求先にご請求ください。折り返し書類を郵送もしくは電子メールでお送りいたします。
    • 本人、代理人確認のための書類
    申請者 受付方法 確認手段
    ご本人 来社 社員証、運転免許証、健康保険証、写真付き住民基本台帳カード、
    パスポート、住民票（発行日より6カ月以内）、
    外国人登録証明書のいずれか（以下、確認書類という）の原本
    送付（郵送、FAXなど） 確認書類のコピー
    本人が委任した代理人 来社、送付（郵送、FAXなど） 本人が発行する委任状（本人の実印の押印のあるもの）
    本人の印鑑証明書
    本人の確認書類のコピー（来社の場合は原本）
    代理人の確認書類のコピー（来社の場合は原本）
    法定代理人 来社、送付（郵送、FAXなど） 法定代理権を証明する書類
    法定代理人の確認書類のコピー（来社の場合は原本）
    本人又は代理人 電話 登録された電話番号にコールバック
    又は登録情報の確認（生年月日など2項目以上確認）
    電子メール 登録された電子メールアドレスに返信

    ※上記申請書類や方法等にご不明な点がございましたら、上記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。

  4. 回答方法

    個人情報開示等依頼書に記載の申請者本人の住所宛に「本人限定受取郵便」によりご回答申し上げます。

  5. 利用目的の通知またはお求めに関する手数料について

    手続きにかかる手数料はすべて無料といたします

  6. 開示等の請求に伴い当社が取得した個人情報について

    開示等の請求に際して当社が取得しました個人情報については、開示等の請求への対応のためにのみ取扱うものとします。 ご提出いただきました書類等については、手続きが終了した後１年間保存するものとし、その後責任を持って廃棄します。

4.保有個人データの安全管理のために講じた措置に関する事項

  1. 基本方針の策定

    保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

  2. 保有個人データの取扱いに係る規律の整備

    保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

  3. 組織的安全管理措置

    ①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
    ②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

  4. 人的安全管理措置

    ①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
    ②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

  5. 物理的安全管理措置

    ①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
    ②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。

  6. 技術的安全管理措置

    ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    ②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

5.情報提供の任意性について

個人情報のご提供は任意でございますが、ご提供いただけない場合、当該サービスをご提供できないことがございますので、ご了承ください。